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2022年6月29日

「これだけは知っておきたい名刺交換の基本とマナー」

日々のトレーニング

皆さん、こんにちは
東京都町田市の就労移行支援事業所ルミノーゾ町田シバヒロ前の古木と申します。

厳しい暑さが毎日続いていますが、皆様、お変わりなくお過ごしでしょうか?

さて今回のお題は・・・「これだけは知っておきたい名刺交換の基本とマナー」です。

ビジネスシーンにおいて名刺交換は、初対面の人と顔を合わせた時に、最初に行う挨拶です。

名刺の扱い方によって、相手の抱く印象は大きく変わってきます。
何のために交換をするのかを考え、目的をもって臨む事で、ビジネスをより円滑に進めていく事が可能になります。

名刺交換って、”とりあえず出来るが、細かい事はよくわからない”という方も多いのではないのでしょうか。

今回は4月に実施したプログラム「名刺交換の基本的なやり方と、注意すべき渡し方、受け取り方のポイント」の内容に沿って解説していきます。

名刺を交換する目的とは?

挨拶、話のつかみとして

名刺交換は、初めて相対する者同士の挨拶として、ビジネスシーンにおいて形式化されています。交換をする事で、挨拶が完了し次の話へと進められていきます。

さらに相手との話のきっかけにもなります。相手の名刺から話題を見つけ話を広げていく事もできます。

所属や立ち位置を明らかにする

名刺交換は、自分の所属などを相手に明らかにする役割を持っています。所属や役職、立ち位置など、お互いに情報交換をする事で、安心かつスムーズに話す事ができます。

人脈を作る

ビジネスにひと区切りがついても、相手が何か新しいビジネスを考えた時、名刺があれば、再度連絡してもらえる可能性があります。

受け取った側としても、相手との相性があえば、声をかける事ができ、新たなビジネスチャンスを創出する事ができます。

名刺交換の基本的なやり方

名刺交換の正しいやり方は、大きく分けて5つのステップに分けられます。

❶準備⇒❷渡す⇒❸受け取る⇒❹机の上に置く⇒❺名刺をしまう

名刺の準備

  • 鞄から出しやすい場所や上着の内ポケットに名刺入れを入れておく。
  • 事前に用意しておき、相手の姿が見えたタイミングで名刺を取り出せるようにしておく。

名刺を渡す(基本の渡し方)

  • 脇をしめ、胸の高さで名刺入れを持ち⇒名刺を取り出し名刺入れの上に乗せ⇒相手に名刺の正面を向けて⇒名刺の端を持ち両手で差し出します。
  • 同時交換の場合は、右手で自分の名刺をもち、相手の名刺入れの上に乗せる。
  • 相手が差し出した名刺より低い位置から自分の名刺を差し出す。
  • 相手の顔を見ながら、社名や部署、氏名を名乗ってから、名刺を差し出す。トーク:「はじめまして、〇〇会社の〇〇と申します。」「よろしくお願いします。」
  • 立って行う~名刺交換は座って行うものではありません。会議室などで着席した状態であっても名刺交換を行う際は必ず立つようにしましょう。
    他の人が名刺交換をしているあいだも、自分自身が関係なくても立っておくのがマナーです。
  • 机の上では行わない~名刺交換は基本的に机の上では行いません。机を挟んだ会議室で名刺交換をする際も、机の横に移動してから相手の正面で交換するのがマナーとされています。
    ただし、会議室が狭く名刺交換するスペースがない場合など、相手から机の上で名刺交換が求められるケースがあります。そのような際は、無理やり机の横に移動せず、「机の上からすみません」と一言断り名刺交換をします。

名刺を渡す(渡す順番)

名刺交換にはさまざまな順番が存在します。

立場が下の人から上の人へ渡す

  • 相手と自分が1対1の場合は、立場が下の人(訪問した側)から先に渡します。
  • 相手が複数人だった場合は、その中で、より役職の高い人から順に名刺を渡していきます。

お互い複数人で名刺交換をする場合(自分と自分の上司×相手側上司と相手側担当者計4名の名刺交換)

  1. 自分の上司と相手側上司とで名刺交換
  2. 自分と相手側上司とで名刺交換
  3. 自分の上司と相手側担当者とで名刺交換
  4. 自分と相手側の担当とで名刺交換

 

名刺を受け取る

  • 両手で名刺を受け取る。(交互交換)
  • 左手で相手の名刺を受け取り、受け取った相手の名刺は、すぐに右手を添え、両手で持つ。(同時交換)
  • 名刺を受け取りながら、「頂戴いたします」と感謝の意を伝える。

相手側が複数人と名刺交換する場合の受け取り方

  1. 相手の人数に合わせた枚数を事前に準備しておきます。
    名刺交換する相手が3人だったら3枚、5人だったら5枚を用意します。
    名刺入れのカバーの下に前もって挟んでおきます。
  2. そこから名刺を1枚ずつ取り出して、相手と名刺交換をしていきます。
  3. 名刺交換をして、受け取った名刺は、名刺入れの下に重ねていきます。

机の上に名刺を並べて置く

  • 名刺入れの上に乗せる形で、机の上などに置く。
  • 相手が複数で、手元に複数の名刺がある場合は、相手の座った順に合わせて並べる。
  • 最も上の立場である人が分かる場合は、その人の名刺を名刺入れの上に乗せます。

名刺をしまう

商談終了後にしまうようにする

名刺は商談中や打ち合わせ中はしまわず、名刺入れの上に乗せる形で机の上に置いておきます。名刺をしまうのは商談や打ち合わせが終了してからです。

相手がしまうまで待つ

名刺を渡す際には自分から進み出るのが理想ですが、名刺をしまう際はできるだけ相手より後になるようにしましょう。

自分から先にしまおうとすると、早く帰りたい、相手に興味がない、というようなニュアンスに捉えられてしまう可能性があります。しまう際に、改めて「頂戴いたします」と一言添えれば、より丁寧です。

名刺交換でやってしまいがちなNG行為

  • 名刺を財布や手帳、ポケットから出し入れする。
  • 名刺が汚れたり折れ曲がったりしている。
  • 相手の顔を一度も見ない。
  • 受け取った名刺に目を通さない。
  • 相手企業のロゴや相手の氏名の上に指を置く。
  • 相手の名刺に書き込む。

名刺交換 こんな時どう対応する?

Q1:上司と訪問すると私の方が貫禄がある為、お客様が私に先に名刺を渡そうとします。そんなときの対処法は?

A:「上司の〇〇でございます」と上司を紹介しましょう。または、上司の背後に立ってしまうのが良いです。まさか、後ろの人から渡す人はいないと思います。

Q2:喫茶店やファミレスなどの公共の場での名刺交換はどうすればいい?

A:周りのお客様に配慮して、座ったままで名刺交換をしましょう。その場合は「座ったまま失礼します」と一言添えると良いです。

Q3:名刺交換したが、相手の名前が難しくて読めない場合はどうする?

A:名刺を受け取ったときに、「お名前は、なんとお読みすればよいですか」と尋ねます。なるべく、最初の段階で聞いておきましょう。

Q4::机の上が書類でいっぱいになり、名刺が邪魔になったときは、どうすればいい?

A:邪魔になったときは、打ち合わせ中でも構いませんのでしまいましょう。ただし、しまう時には、「お名刺をしまわさせていただきます」と一言添えてから名刺入れにしまいます。

Q5:名刺を忘れてしまった場合の対応は?

A:「申し訳ございません。あいにく名刺を切らしております。私〇〇会社の△△と申します。」と口頭で名乗ります。その後・・・

  • 訪問する予定がある場合⇒お持ちして「先日は失礼しました」と名刺を渡します。
  • 訪問する予定がない場合⇒「名刺をお送りしてもよろしいでしょうか」と確認して、その日の内に一筆添えて名刺を郵送します。

Q6:相手が名刺をくれない場合はどうしたらいい?

A:催促してみましょう。ただし、話しの途中ではなく話しが終わった後に「恐れ入りますが、お名刺をいただいてもよろしいでしょうか」とお願いしてみましょう。お願いしてもいただけない場合は、しつこくせずにあきらめ、口頭で相手の名前を再確認して帰りましょう。

まとめ

以上名刺交換の基本的なマナーを解説しました。

今後、就活のセミナーや新人研修などで、名刺交換の手順を習う事もあるかと思いますが、交換の手順は知っていても、複数人での名刺交換や机の上での名刺の置き方など知らない人も多いのではないかと思います

今回をきっかけに基本的マナーを押さえて、スムーズな名刺交換を出来るようになりましょう。

<4月に行われた名刺交換プログラムの様子>

お互い一列に向かい合って、「交互交換」「同時交換」をやりました。

最初は、ぎこちなかったですが、何回も繰り返していくうちに、スムーズに出来るようになりました。

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8月 2日(火) レクリエーション

8月 3日(水) アンガーマネジメント

8月 4日(木)  実践軽作業/ストレスマネジメント

8月 5日(金) 実務パソコン/手話

8月 6日(土) 高校生向け見学体験会

8月 8日(月) トーキングゲーム/タイピング検定

8月 9日(火) レクリエーション

8月10日(水) 自己理解・就職活動/スーツデー

8月11日(木) 実践軽作業/ストレスマネジメント

8月12日(金) 実務パソコン

8月13日(土) パソコン講座

8月15日(月) トーキングゲーム/タイピング検定

8月16日(火) レクリエーション

8月17日(水) 対人関係コミュニケーション

8月18日(木) 実践軽作業/自分の強み発見ワーク

8月19日(金) 実務パソコン/手話

8月20日(土) パソコン講座

8月22日(月) タイピング検定

8月23日(火) レクリエーション/創作活動

8月24日(水) ビジネスマナー&スキル

8月25日(木) 実践軽作業/ヨガ

8月26日(金) 実務パソコン

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訓練期間
18ヶ月
年代
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