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2022年11月16日

ビジネス報連相【簡潔で分かりやすい報告をするには】

日々のトレーニング

皆さん、こんにちは
東京都町田市のルミノーゾ町田シバヒロ前の古木と申します。
秋も一段と深まり肌寒い日が続くこの頃、皆様、お変わりなくお過ごしでしょうか?

さて今回のお題は・・・

「ビジネス報連相~簡潔で分かりやすい報告をするには~」についてです。

報連相が、上手く機能している組織は、職場の風通しも良く、活気もあります。また会社に大きな利益をもたらし、人も会社も成長させてくれます。今回は社会人スキルの基本である報連相の目的や報告のコツ、簡潔で分かりやすい伝え方などをお伝えします。

報連相とは?

報連相は、皆さんご存じのとおり、「報告」・「連絡」・「相談」の頭文字を取った用語で、職場で求められるコミュニケーションスキルです

報連相が機能することで

  • 業務の効率化をはかることができる
  • ミスやトラブルが発生した時に適切な対処ができる
  • 共有相手の安心に繋がり、チームの雰囲気が良くなったり、風通しの良い職場環境をつくる
  • 上司から信頼を得る

などのメリットがあります

もし報連相が徹底されていなかったら

  • 顧客からのクレームが全体で共有されていないと、対応が遅れ、さらなるクレームにつながる。
  • 業務を遂行する中で発生したミスの報告や共有を怠ると、複数の社員が同じミスを犯してしまう。
  • 効率の良い業務をするスタッフのノウハウが、共有がないことで浸透していかない。
  • スタッフ同士の関係がギクシャクし、生産性が落ちる。
  • 相談しづらいからといって、困っていることを相談せずにいるとトラブルに発展する。

報連相それぞれの違い

報告上司や先輩に仕事の結果や進捗を伝える事

(例) 開始報告、中間報告、進捗報告、完了報告、ミス・トラブル報告など

連絡:決定事項や業務情報などを関係者に伝える事

(例) 今後の予定、決定事項の周知、補足連絡など

相談:業務上の不明点や仕事の悩み、自分の意見などを伝えアドバイスをもらう事

(例) 問題や悩みの相談、改善策の相談など

報連相が苦手な理由と原因

  • 上司が忙しそうで、話しかけづらい
  • どのタイミング、どのレベルの問題を報告すべきかわからない
  • 報連相の仕方が分からない
  • 上司とのコミュニケーション不足
  • 間違った報告や失敗の報告をして怒られるのではないか不安
  • 自分の仕事を止めたり、上司の仕事を中断させ話しかけるのが面倒
  • 報連相の重要性が理解できていない

報連相をスムーズに行うポイント

頭にクッション言葉を添えて話す

「お忙しいところすみません」、「お話し中すみません」

目的から伝える

「〇〇の件で、報告があります」、「〇〇の件で、連絡があります」、「〇〇の件で相談があります」

タイミング良く、もれなく、簡潔、正確に

結論から話し、その後、状況や原因を説明する

「結論から言うと○○で、状況は✖✖です。」

事実のみを話す。主観(自分の意見)は求められたら話す

ミス、トラブル、緊急性・重要性のある案件は、口頭ですみやかに伝える

内容が複雑な場合は、グラフや図式、時間・数量・数値などを表記する

5W3Hを意識しながら伝える

When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)、How Much(いくらで)、How Many(いくつ)

伝える内容を整理し、メモにまとめてから報告する

報連相ルールを決めてお

  • 上司と相談し、報告するタイミングを決めておく。(中間報告・完了報告)
  • 〇分迷ったら上司に報告する
  • 自分の中で、伝える時間を決めておき、その時間内で話す。(時計などで測って練習する

PREP(プレップ)法を活用して伝える

Point(結論)+Reason(理由)+Example(具体例)+Point(結論)

分かりやすい報告の仕方

通常の報告

クッション言葉+目的→結論→状況説明

お忙しいところすみません。〇〇の件でご報告があります。結論から言いますと✖✖で、△△の状況です。

ミスをした時の報告

クッション言葉+目的→結論→状況説明→上司に謝罪→解決策→上司承諾

お忙しいところすみません。〇〇の件でご報告があります。結論から言いますと✖✖で、△△の状況です。申し訳ございません。私としては□□したいと思いますが、よろしいでしょうか?

PREP法で報告

Point(結論)+Reason(理由)+Example(具体例)+Point(結論)

お忙しいところすみません。〇〇の件でご報告があります。結論から言いますと✖✖です。その理由は△△で、具体的には□□です。そのため、✖✖です。

まとめ

報連相は社会人として求められるビジネスマナーの中で「あいさつ」「身だしなみ」と同様にいつも上位にあがるビジネススキルです。

しかし、これだけ身近なビジネススキルでありながら、中々スムーズにできていないのが現状のようです。報連相の重要性とコツ・ポイントをよく理解し、まずは実践してみてください。

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川崎市にお住まいの方はルミノーゾ川崎登戸のホームページもご覧ください。皆さんの就職をスタッフが温かくサポートします。


2022年12月の予定

プログラムやグループワークは体験でもご参加いただけます。
気になるプログラムがありませんか?
見学・体験はメールや電話でご予約いただけます。お気軽にお問い合わせください。
一緒に就職へ向かっていきましょう!

オンラインでの事業所説明会を12/8(木)12/24(土)16:00〜に実施します。
詳細は、「【就労移行支援事業】オンライン説明会を開催します!」を御覧ください。


12月 1日(木) 実践軽作業

12月 2日(金) 実務パソコン

12月 3日(土) パソコン講座

12月 5日(月) タイピング検定

12月 6日(火) 実践軽作業/セルフケア

12月 7日(水) アンガーマネジメント

12月 8日(木) レクリエーション

12月 9日(金) 実務パソコン

12月10日(土) パソコン講座

12月12日(月) タイピング検定

12月13日(火) 実践軽作業/ライフフィットネス

12月14日(水) 自己理解・就職活動/スーツデ―

12月15日(木) レクリエーション/創作活動

12月16日(金) 実務パソコン

12月17日(土) キャリアデザイン講座

12月19日(月) トーキングゲーム/タイピング検定

12月20日(火) 実践軽作業/ライフフィットネス

12月21日(水) 対人関係コミュニケーション

12月22日(木) レクリエーション

12月23日(金) 実務パソコン

12月24日(土) カウンセリング

12月26日(月) タイピング本検定

12月27日(火) レクリエーション/生活習慣

12月28日(水) ビジネスマナー&スキル

12月29日(木) 大掃除


2022年内は12月29日まで営業。年始は2023年1月4日9時から営業再開します

お電話での問い合わせ時間は9:00-18:00となります。

ご自宅からの個別相談を受け付けています。
詳細は、「新型コロナウィルス対策およびオンライン個別相談のお知らせ」を御覧ください。

ルミノーゾ町田・ルミノーゾ町田シバヒロ前は、一般社団法人ルミノーゾが運営しています。

ルミノーゾグループの就労・資格取得実績は以下のとおりです(2022年11月30日現在)

【累計就労実績(2019年4月1日から2022年11月30日)】120名

【年間就労実績(2021年12月1日から2022年11月30日)】39名

【資格取得者数】914名(累計)

取扱資格などくわしくはとことん強い!就職と資格をご覧ください

 

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就職者コメント

通所をすることで自信を付け、資格取得にも取り組みました。模擬面接でのアドバイスが大変的確で、とても助かりました。またこれからのキャリアプランを一緒に考えてくいただき本当に安心しました。

訓練期間
10ヶ月
年代
30代
業種
公務員
取得資格
日商簿記3級
P検4級
コミュニケーションリーダー2級

最初は週3日の通所から始めました。体力や生活リズムが安定してくると、週5日通えるようになりました。ビジネスマナーグループワークや毎日の利用者さんやスタッフさんとのコミュニケーションも役立ちました。

訓練期間
18ヶ月
年代
40代
業種
福祉業界
取得資格
P検4級・3級
ピアカウンセラー

職務経歴書作成など慣れない就職活動時にスタッフさんにアドバイスを頂きすごく助かりました。私生活や就職のことなど親身に相談にのっていただき、精神的にもサポート頂きました。

訓練期間
6ヶ月
年代
20代
業種
金融機関
取得資格
P検4級

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