ビジネス報連相【簡潔で分かりやすい報告をするには】

皆さん、こんにちは
東京都町田市のルミノーゾ町田シバヒロ前の古木と申します。
秋も一段と深まり肌寒い日が続くこの頃、皆様、お変わりなくお過ごしでしょうか？

さて今回のお題は・・・

「ビジネス報連相～簡潔で分かりやすい報告をするには～」についてです。

報連相が、上手く機能している組織は、職場の風通しも良く、活気もあります。また会社に大きな利益をもたらし、人も会社も成長させてくれます。今回は社会人スキルの基本である報連相の目的や報告のコツ、簡潔で分かりやすい伝え方などをお伝えします。

報連相とは？

報連相は、皆さんご存じのとおり、「報告」・「連絡」・「相談」の頭文字を取った用語で、職場で求められるコミュニケーションスキルです

報連相が機能することで

• 業務の効率化をはかることができる
• ミスやトラブルが発生した時に適切な対処ができる
• 共有相手の安心に繋がり、チームの雰囲気が良くなったり、風通しの良い職場環境をつくる
• 上司から信頼を得る

などのメリットがあります

もし報連相が徹底されていなかったら

• 顧客からのクレームが全体で共有されていないと、対応が遅れ、さらなるクレームにつながる。
• 業務を遂行する中で発生したミスの報告や共有を怠ると、複数の社員が同じミスを犯してしまう。
• 効率の良い業務をするスタッフのノウハウが、共有がないことで浸透していかない。
• スタッフ同士の関係がギクシャクし、生産性が落ちる。
• 相談しづらいからといって、困っていることを相談せずにいるとトラブルに発展する。

報連相それぞれの違い

報告：上司や先輩に仕事の結果や進捗を伝える事

(例)　開始報告、中間報告、進捗報告、完了報告、ミス・トラブル報告など

連絡：決定事項や業務情報などを関係者に伝える事

(例)　今後の予定、決定事項の周知、補足連絡など

相談：業務上の不明点や仕事の悩み、自分の意見などを伝えアドバイスをもらう事

(例)　問題や悩みの相談、改善策の相談など

報連相が苦手な理由と原因

• 上司が忙しそうで、話しかけづらい
• どのタイミング、どのレベルの問題を報告すべきかわからない
• 報連相の仕方が分からない
• 上司とのコミュニケーション不足
• 間違った報告や失敗の報告をして怒られるのではないか不安
• 自分の仕事を止めたり、上司の仕事を中断させ話しかけるのが面倒
• 報連相の重要性が理解できていない

報連相をスムーズに行うポイント

●頭にクッション言葉を添えて話す

「お忙しいところすみません」、「お話し中すみません」

●目的から伝える

「〇〇の件で、報告があります」、「〇〇の件で、連絡があります」、「〇〇の件で相談があります」

●タイミング良く、もれなく、簡潔、正確に

●結論から話し、その後、状況や原因を説明する

「結論から言うと○○で、状況は✖✖です。」

●事実のみを話す。主観（自分の意見）は求められたら話す

●ミス、トラブル、緊急性・重要性のある案件は、口頭ですみやかに伝える

●内容が複雑な場合は、グラフや図式、時間・数量・数値などを表記する

●５W３Hを意識しながら伝える

When(いつ）、Where(どこで）、Who(誰が）、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)、How　Much（いくらで）、How Many(いくつ)

●伝える内容を整理し、メモにまとめてから報告する

●報連相ルールを決めておく

• 上司と相談し、報告するタイミングを決めておく。(中間報告・完了報告)
• 〇分迷ったら上司に報告する
• 自分の中で、伝える時間を決めておき、その時間内で話す。（時計などで測って練習する

●PREP(プレップ)法を活用して伝える

Point(結論)+Reason(理由)＋Example(具体例)＋Point(結論)

分かりやすい報告の仕方

通常の報告

クッション言葉＋目的→結論→状況説明

お忙しいところすみません。〇〇の件でご報告があります。結論から言いますと✖✖で、△△の状況です。

ミスをした時の報告

クッション言葉＋目的→結論→状況説明→上司に謝罪→解決策→上司承諾

お忙しいところすみません。〇〇の件でご報告があります。結論から言いますと✖✖で、△△の状況です。申し訳ございません。私としては□□したいと思いますが、よろしいでしょうか？

PREP法で報告

Point(結論)+Reason(理由)＋Example(具体例)＋Point(結論)

お忙しいところすみません。〇〇の件でご報告があります。結論から言いますと✖✖です。その理由は△△で、具体的には□□です。そのため、✖✖です。

まとめ

報連相は社会人として求められるビジネスマナーの中で「あいさつ」「身だしなみ」と同様にいつも上位にあがるビジネススキルです。

しかし、これだけ身近なビジネススキルでありながら、中々スムーズにできていないのが現状のようです。報連相の重要性とコツ・ポイントをよく理解し、まずは実践してみてください。

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4月4日 （木） 実践軽作業／ストレスマネジメント

4月5日 （金） 実務パソコン／手話

4月6日 （土） ハンドベル部（シバヒロ前）

4月7日 （日） 休所日

4月8日 （月） タイピング検定

4月9日 （火） レクリエーション

4月10日 （水） ビジネスグループワーク

4月11日 （木） 実践軽作業／ストレスマネジメント

4月12日 （金） 実務パソコン

4月13日 （土） カウンセリング（シバヒロ前）

4月14日 （日） 休所日

4月15日 （月） タイピング検定

4月16日 （火） レクリエーション／パソコン講座

4月17日 （水） ビジネスグループワーク

4月18日 （木） 実践軽作業／ストレスマネジメント

4月19日 （金） 実務パソコン／手話

4月20日 （土） ハンドベル部（シバヒロ前）

4月21日 （日） 休所日

4月22日 （月） ボディメンテナンス

4月23日 （火） レクリエーション

4月24日 （水） ビジネスグループワーク

4月25日 （木） 実践軽作業／ストレスマネジメント

4月26日 （金） 実務パソコン／創作活動

4月27日 （土） カウンセリング

4月28日 （日） 休所日

4月29日 （月） タイピング本検定

4月30日 （火） レクリエーション

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