ビジネス報連相【簡潔で分かりやすい報告をするには】

皆さん、こんにちは
東京都町田市のルミノーゾ町田シバヒロ前の古木と申します。
秋も一段と深まり肌寒い日が続くこの頃、皆様、お変わりなくお過ごしでしょうか？

さて今回のお題は・・・

「ビジネス報連相～簡潔で分かりやすい報告をするには～」についてです。

報連相が、上手く機能している組織は、職場の風通しも良く、活気もあります。また会社に大きな利益をもたらし、人も会社も成長させてくれます。今回は社会人スキルの基本である報連相の目的や報告のコツ、簡潔で分かりやすい伝え方などをお伝えします。

報連相とは？

報連相は、皆さんご存じのとおり、「報告」・「連絡」・「相談」の頭文字を取った用語で、職場で求められるコミュニケーションスキルです

報連相が機能することで

• 業務の効率化をはかることができる
• ミスやトラブルが発生した時に適切な対処ができる
• 共有相手の安心に繋がり、チームの雰囲気が良くなったり、風通しの良い職場環境をつくる
• 上司から信頼を得る

などのメリットがあります

もし報連相が徹底されていなかったら

• 顧客からのクレームが全体で共有されていないと、対応が遅れ、さらなるクレームにつながる。
• 業務を遂行する中で発生したミスの報告や共有を怠ると、複数の社員が同じミスを犯してしまう。
• 効率の良い業務をするスタッフのノウハウが、共有がないことで浸透していかない。
• スタッフ同士の関係がギクシャクし、生産性が落ちる。
• 相談しづらいからといって、困っていることを相談せずにいるとトラブルに発展する。

報連相それぞれの違い

報告：上司や先輩に仕事の結果や進捗を伝える事

(例)　開始報告、中間報告、進捗報告、完了報告、ミス・トラブル報告など

連絡：決定事項や業務情報などを関係者に伝える事

(例)　今後の予定、決定事項の周知、補足連絡など

相談：業務上の不明点や仕事の悩み、自分の意見などを伝えアドバイスをもらう事

(例)　問題や悩みの相談、改善策の相談など

報連相が苦手な理由と原因

• 上司が忙しそうで、話しかけづらい
• どのタイミング、どのレベルの問題を報告すべきかわからない
• 報連相の仕方が分からない
• 上司とのコミュニケーション不足
• 間違った報告や失敗の報告をして怒られるのではないか不安
• 自分の仕事を止めたり、上司の仕事を中断させ話しかけるのが面倒
• 報連相の重要性が理解できていない

報連相をスムーズに行うポイント

●頭にクッション言葉を添えて話す

「お忙しいところすみません」、「お話し中すみません」

●目的から伝える

「〇〇の件で、報告があります」、「〇〇の件で、連絡があります」、「〇〇の件で相談があります」

●タイミング良く、もれなく、簡潔、正確に

●結論から話し、その後、状況や原因を説明する

「結論から言うと○○で、状況は✖✖です。」

●事実のみを話す。主観（自分の意見）は求められたら話す

●ミス、トラブル、緊急性・重要性のある案件は、口頭ですみやかに伝える

●内容が複雑な場合は、グラフや図式、時間・数量・数値などを表記する

●５W３Hを意識しながら伝える

When(いつ）、Where(どこで）、Who(誰が）、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)、How　Much（いくらで）、How Many(いくつ)

●伝える内容を整理し、メモにまとめてから報告する

●報連相ルールを決めておく

• 上司と相談し、報告するタイミングを決めておく。(中間報告・完了報告)
• 〇分迷ったら上司に報告する
• 自分の中で、伝える時間を決めておき、その時間内で話す。（時計などで測って練習する

●PREP(プレップ)法を活用して伝える

Point(結論)+Reason(理由)＋Example(具体例)＋Point(結論)

分かりやすい報告の仕方

通常の報告

クッション言葉＋目的→結論→状況説明

お忙しいところすみません。〇〇の件でご報告があります。結論から言いますと✖✖で、△△の状況です。

ミスをした時の報告

クッション言葉＋目的→結論→状況説明→上司に謝罪→解決策→上司承諾

お忙しいところすみません。〇〇の件でご報告があります。結論から言いますと✖✖で、△△の状況です。申し訳ございません。私としては□□したいと思いますが、よろしいでしょうか？

PREP法で報告

Point(結論)+Reason(理由)＋Example(具体例)＋Point(結論)

お忙しいところすみません。〇〇の件でご報告があります。結論から言いますと✖✖です。その理由は△△で、具体的には□□です。そのため、✖✖です。

まとめ

報連相は社会人として求められるビジネスマナーの中で「あいさつ」「身だしなみ」と同様にいつも上位にあがるビジネススキルです。

しかし、これだけ身近なビジネススキルでありながら、中々スムーズにできていないのが現状のようです。報連相の重要性とコツ・ポイントをよく理解し、まずは実践してみてください。

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5月12日 （火） ウォーキング／マットヨガ

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5月14日 （木） ビジネスマナー／チェアヨガ

5月15日 （金） 実務パソコン／手話

5月16日 （土） 紙相撲町田場所

5月17日 （日） 休所日

5月18日 （月） 実践軽作業／自己表現

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5月20日 （水） コミュニケーション

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5月22日 （金） 実務パソコン

5月23日 （土） 防災イベント

5月24日 （日） 休所日

5月25日 （月） 実践軽作業／タイピング本試験

5月26日 （火） ウォーキング／生活習慣

5月27日 （水） コミュニケーション

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5月29日 （金） 実務パソコン／創作活動

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